Menurut Dirjen Dukcapil Zudan Arif Fakrulloh, di era digital seperti sekarang ini, semua urusan sebaiknya bisa diurus dari genggaman tangan. Kehadiran teknologi membuat segala hal jadi lebih mudah, murah, dan cepat karena tak lagi terhalang ruang dan waktu. Cukup menyentuh layar smartphone, urusan bisa dikerjakan dan diselesaikan dengan mudah.
Momentum itulah yang dimanfaatkan Ditjen Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dengan membuka layanan online melalui WhatsApp dan Website untuk urusan dokumen kependudukan atau pencatatan sipil. Bahkan layanan Dukcapil kini sudah merambah aplikasi mobile yang bisa diunduh di Playstore atau lewat Anjungan Dukcapil Mandiri. Filosofinya, kata Dirjen Zudan--tak bosan mengulang narasi besarnya--adalah untuk memberikan layanan Adminduk yang membahagiakan masyarakat.
"Semua layanan dukcapil semakin mudah. Di masa Covid-19 ini Dukcapil menyediakan layanan online sehingga semua layanan dokumen kependudukan bisa dikirimkan langsung ke warga dalam bentuk file PDF lewat smart phone atau Email. Penduduk tak perlu antre mengurus akta kelahiran, akta kematian, surat pindah, atau kartu keluarga di kantor Dinas Dukcapil. Dari file PDF itu warga bisa mencetak dokumen kependudukan secara mandiri yang dibutuhkan dari rumah dengan menggunakan kertas HVS warna putih ukuran A4 80 gram" jelas Zudan Arif Fakrulloh dalam keterangannya di Jakarta, Senin(7/7/2020).
Cetak Sendiri
Zudan lebih jauh menjelaskan, tujuan penggunaan kertas putih HVS biasa dalam dokumen kependudukan, sekali lagi demi kemudahan warga masyarakat. Hal ini dilakukan sebagai penjabaran dari arahan Mendagri Prof Tito Karnavian PhD yang meminta agar seluruh jajaran dukcapil memberikan pelayanan yang mudah. Jangan sampai mempersulit layanan. Dukcapil harus bisa merubah paradigma, yaitu memberikan pelayanan yang mudah, cepat dan terukur.
"Ditjen Dukcapil ingin terus memberikan pelayanan yang semakin mudah. Dulu kalau Kartu Keluarga hilang, warga harus buat lagi datang ke kantor Dinas Dukcapil. Akta kelahiran hilang harus antre lagi ke Dukcapil. Sekarang akta lahir hilang, KK hilang tinggal cetak lagi dirumah, bisa cetak sendiri, sepanjang yang bersangkutan masih punya file PDF atau link-nya dan yang penting tidak ada elemen datanya yang berubah. Bila ada elemen data yang berubah maka harus diupdate Kembali melalui dinas Dukcapil" kata Prof. Zudan.
Seluruh dokumen kependudukan (kecuali KTP-el dan KIA) yang bisa dicetak dengan kertas putih HVS tadi hanya bisa terwujud berkat digitalisasi dan TTE yang diterapkan Dukcapil secara massif sejak periode awal 2019. Sebenarnya upaya untuk membuat pelayanan Adminduk secara online sudah diawali dengan Permendagri nomor 9 tahun 2016 yang mengatur tentang percepatan penerbitan akta kelahiran dan diawali oleh Bapak Presiden Jokowi tahun 2018 dengan Launching Akta Kelahiran Online di Seoul Korea Selatan. Inilah awal dimulainya tradisi dokumen kependudukan dengan kertas putih biasa.
Dokumen yang dicetak di atas kertas HVS 80 gram tersebut dijamin memilik kekuatan hukum sama dengan dokumen kependudukan yang dimasa lalu dicetak dengan kertas security. Perubahan ini diatur dalam Pasal 12 dan 21 Permendagri nomor 109 tahun 2019 tentang Formulir Dan Buku Yang Digunakan Dalam Administrasi Kependudukan.
Cek Keaslian
Untuk mengecek dokumen kependudukan asli atau tidak, maka dokumen tersebut dapat dipindai menggunakan QR (quick response) scanner pada aplikasi di smartphone. Kode QR pada dokumen di kertas HVS ini sebagai ganti tanda tangan dan cap basah yang dulu dicetak dengan security printing. Jadi sekarang sangat mudah utk mengetahui keaslian dokumen kependudukan yang dengan tanda tangan elektronik. Pengecekan keaslian dokumen dilakukan dengan scan QR Code dokumen tersebut. QR Code akan merujuk atau mendirect web site dukcapil untuk menampilkan informasi dokumen dukcapil yang dipindai.
Oleh karena itu berbagai Lembaga yang berkepentingan dengan keaslian dokumen tersebut tidak sulit untuk mengetahui dokumen tersebut asli atau tidak. QR Code Reader tersebut dapat diunduh dari smartphone. Bila dokumen tersebut asli maka dalam hasil pindai akan muncul tanda centang warna hijau dan tertulis dokumen aktif, nik pemohon, nama pemohon dan nomor dokumen. Bila dokumen tersebut palsu atau tidak sesuai dengan yang ada dalam data base maka akan muncul centang warna merah.
Cara Mencetak Secara Mandiri
Langkah-langkah agar bisa melakukan pencetakan dokumen kependudukan mandiri oleh masyarakat adalah sebagai berikut:
Pertama, Masyarakat mengajukan permohonan pencetakan dokumen kependudukan dengan mendatangi kantor dinas dukcapil Kab/Kota, atau melalui Web Online, dan Aplikasi Mobile yang telah disediakan oleh masing-masing Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab/Kota. Masyarakat wajib memberikan no HP atau alamat email.
Kedua, Petugas Dinas Dukcapil akan memproses permohonan masyarakat . Ketiga, setelah permohonan pelayanan kependudukan diproses oleh Dinas Dukcapil Kab/Kota sampai dengan ditandatangani dokumen kependudukannya secara TTE oleh Kepala Dinas Dukcapil, lalu sistem aplikasi SIAK akan mengirimkan notifikasi kepada masyarakat melalui SMS dan email yang bersangkutan berupa informasi link web untuk cetak dokumen kependudukan dan PIN. Masyarakat dapat mempergunakan informasi tersebut untuk mencetak dokumen kependudukan berupa secara mandiri dirumah atau ditempat manapun.
Untuk memastikan keamanannya, diberikan PIN secara pribadi oleh dukcapil kepada masyarakat yang mengajukan permohonan dokumen kependudukan melalui email maupun SMS. Di dalam redaksi email maupun SMS tersebut dinyatakan bahwa PIN bersifat rahasia dan tidak boleh dibagikan atau disebarluaskan kepada siapa pun.
Keuntungan yang yang lain dengan berlakunya Permendagri 9 Tahun 2016 dan Permendagri 109 Tahun 2019 adalah proses pelayanan administrasi kependudukan bisa lebih mudah dan cepat karena dinas dukcapil tidak perlu lagi melakukan pengadaan untuk blanko kartu keluarga, blangko akta kelahiran, blanko akta kematian dan blangko akta perkawinan.
Lelang pengadaan barang tersebut tidak perlu diadakan karena cukup dengan kertas HVS berwarna putih. Keuntungan bagi negara adalah dilakukan penghematan anggaran. Dengan cara mengganti security printing menjadi kertas putih biasa, negara pun bisa menghemat Rp450 miliar di tahun 2020. Setiap tahun, bisa dilakukan penghematan anggaran Rp. 450 Milyar.
Dan yang tak kalah penting, karena pencetakan dokumen kependudukan bisa dilakukan penduduk dengan mudah secara mandiri di rumah melalui layanan online atau melalui ADM, maka otomatis bakal meminimalkan praktik pungli dan percaloan. (MMA)
